FAQ Institutions

Vous trouverez ici les réponses à des questions fréquentes concernant la manière de procéder dans le système des bons de garde. S’il vous manque des informations, n’hésitez pas à nous contacter.

Les questions d’ordre général sont à adresser à l’Office de l’intégration et de l’action sociale (OIAS), division Famille (info.bg@be.ch ; +41 31 633 78 83).

L’entreprise DV Bern AG se tient à disposition pour des précisions techniques sur l’application kiBon (support@kibon.ch ; +41 31 378 24 33).

• www.be.ch/bonsdegarde
  Les fournisseurs de prestations trouveront sur cette page les principales informations sur le système des bons de garde, notamment une brochure détaillée à l’intention des crèches et des organisations d’accueil familial de jour, ainsi que les formulaires de demande d’admission et divers documents utiles mis à disposition par le canton.

• www.be.ch/portailfamille
  Le Portail famille est destiné en premier lieu aux parents. Il indique en particulier quelles communes participent au système des bons de garde et quelles crèches et organisations d’accueil familial de jour acceptent les bons. Les familles peuvent en outre y estimer le montant de leur bon au moyen du calculateur prévu à cet effet.
  

• Blog de kiBon
  Le blog dédié à kiBon répond à toutes les questions concernant le système. Les fournisseurs de prestations y trouveront une formation à suivre en ligne, des informations utiles ainsi que des conseils et astuces facilitant le travail avec kiBon.

• Seules les crèches et les organisations d’accueil familial de jour admises en tant que fournisseurs de prestations dans le système sont autorisées à accepter les bons de garde comme moyen de paiement. Par ailleurs, les crèches doivent être au bénéfice d’une autorisation d’exploiter officielle délivrée par l’Office de l’intégration et de l’action sociale (OIAS).

• L’autorisation est accordée sur requête. Dans le cadre de la procédure de demande, l’OIAS contrôle, dans la mesure du possible, si l’institution remplit les critères d’autorisation définis à l’article 34 de l’ordonnance sur les programmes de soutien à l’enfance, à la jeunesse et à la famille (OEJF). Pour ce faire, il vérifie que la déclaration spontanée est bien signée et que l’institution confirme ainsi remplir les conditions d’admission fixées par la loi (énumérées dans le formulaire).

• La règlementation tarifaire, qui doit être jointe à la demande, est également contrôlée. L’organisme responsable est informé de l’issue de la demande par voie de décision. Si la crèche ou l’organisation d’accueil familial de jour est admise dans le système, elle obtient l’accès à kiBon.

• Accessibilité pour tous les enfants
  Les places en crèche ou en famille d’accueil pour lesquelles des bons de garde peuvent être demandés doivent être accessibles à tous les enfants.

• Pas de critères d’admission ou d’exclusion
  Aucun critère d’admission ou d’exclusion limitant l’accessibilité à l’offre ne doit être défini dans le règlement d’exploitation. Néanmoins, une crèche ou une organisation d’accueil familial de jour peut bien sûr fixer ses propres priorités concernant l’admission d’enfants s’il existe une liste d’attente.

• Pas de réservation pour certaines entreprises
  Il est interdit de destiner des places proposées dans le cadre du système des bons de garde à des familles travaillant dans certaines entreprises. Un fournisseur de prestations peut certes garder des places pour des entreprises, mais sa participation au système des bons de garde ne pourra alors porter que sur les places non réservées. Si, par exemple, une crèche propose 36 places dont 10 sont attribuées à une entreprise spécifique, ces 10 places ne peuvent pas être prises en considération pour les bons de garde.

• Même régime pour les communes
  Si une commune réserve une partie des places aux enfants dont les titulaires de l’autorité parentale sont domiciliés sur son territoire, aucun bon ne peut être accepté pour ces places.

• La date de validité est spécifiée : la règlementation tarifaire doit être en vigueur au plus tard à la date à laquelle la crèche ou l’organisation d’accueil familial de jour a prévu d’accepter les bons de garde.
• Les tarifs sont les mêmes pour tous les enfants, qu’ils bénéficient de bons de garde ou non. Les éventuels rabais sont mentionnés.
  
• Le prix de la prise en charge et les frais de repas sont indiqués séparément.
• Le prix de la prise en charge doit être spécifié pour toutes les catégories d’âge ainsi que pour les enfants présentant des besoins particuliers entraînant des frais d’accueil ou d’encouragement extraordinaires.
• Les coûts des prestations/modules particuliers (p. ex. phase d’adaptation et accompagnement à l’école, pour autant qu’il s’agisse d’une prestation soumise à autorisation, cf. question 17) sont indiqués séparément.
  
• Les éventuels coûts supplémentaires (repas, couches, service de piquet pendant que les enfants sont à l’école enfantine etc.) sont mentionnés séparément.
• Les contributions aux frais (p. ex. titres de transport ou frais de déplacement) ne peuvent pas être comptabilisées dans les coûts de prise en charge.

Attention : le contrat de prise en charge doit impérativement préciser les heures d’accueil pouvant être subventionnées par un bon de garde et les coûts correspondants. L’article 48 OEJF indique le nombre d’heures de prise en charge correspondant au taux de prise en charge en pour cent convenu. Seules ces durées peuvent être saisies dans kiBon, avec les coûts de prise en charge qui en découlent.

• www.be.ch/bonsdegarde

Une rampe d’accès n’est pas une condition requise pour qu’une crèche puisse participer au système des bons de garde. Vous pouvez être admis même si vous n’êtes pas en mesure d’accueillir un enfant en chaise roulante en raison de la configuration des locaux. Il est cependant capital que la crèche soit disposée à prendre en charge des enfants requérant un encadrement plus important et à collaborer avec les services spécialisés.

Nous n’attendons pas des organisations d’accueil familial de jour qu’elles puissent en tout temps proposer des places pour de tels enfants dans des familles d’accueil. Vous pouvez déposer une demande d’admission même si vous n’avez plus de disponibilités à l’heure actuelle. Nous exigeons toutefois des familles d’accueil engagées qu’elles soient disposées à accueillir des enfants présentant des besoins de prise en charge ou d’encouragement plus élevés et nous attendons de votre organisation qu’elle s’implique pour trouver une solution avec les parents.

En principe, la crèche ou l’organisation d’accueil familial de jour peut fixer librement les tarifs pour les enfants présentant des besoins de prise en charge ou d’encouragement plus élevés. Les personnes détenant l’autorité parentale peuvent demander un forfait pour couvrir des frais de garde plus élevés si, conformément à l’article 59 OEJF, le supplément se monte au minimum à 50 francs par jour (crèche) ou au minimum à 4.25 francs par heure (organisation d’accueil familial de jour). Le supplément minimum en crèche est calculé sur une base de 20 jours par mois et se monte ainsi à 1000 francs pour un taux de prise en charge de 100 %. Il est à adapter si une crèche ne prévoit pas 4 semaines de prise en charge par mois.
Exemple : si une crèche propose 4,1 semaines ou 20,5 jours de prise en charge par mois, elle doit demander un supplément d’au minimum 48.78 francs par jour (1000 / 20,5) pour que les familles puissent demander un forfait.
 

Oui, votre crèche peut être admise. Il n’est pas nécessaire de réserver un nombre fixe de places pour les cas d’urgence. En pareille situation, il importe toutefois de leur accorder la priorité et de les accueillir aussi rapidement que possible.

• Recommandations de kibesuisse pour la rémunération et l’engagement du personnel
• Échelle des salaires de la Ville de Berne (uniquement en allemand)
• Calculateur de salaires de l’OFS
   

Seules les crèches et les organisations d’accueil familial de jour peuvent être admises en tant que fournisseurs dans le système des bons de garde. Les parents de jour indépendants tout comme les associations de parents de jours indépendants (qui n’emploient pas de parents de jour leur étant affiliés) ne peuvent pas décompter de bons de garde.

Il convient de présenter une demande d’admission au système des bons de garde séparée pour chaque site bénéficiant d’une autorisation d’exploiter délivrée par l’OIAS. Un compte kiBon distinct est créé pour chaque site admis.

• Détermination du taux de prise en charge dans le cadre de l’émission de confirmations de place par les crèches

Il convient de saisir dans kiBon le taux mensuel en heures ou en pour cent ainsi que les frais de prise en charge facturés (à l’exception des frais de repas et des coûts pour les autres prestations comme le service de piquet). La commune calcule ensuite le montant du bon sur cette base.
Vous devez toujours saisir, dans la confirmation de place, le taux et les frais de prise en charge pour un mois entier, et ce même si la période d’accueil est plus courte, par exemple parce que le contrat de prise en charge a débuté au milieu du mois.

Vous trouverez davantage d’informations sur la saisie directement dans kiBon et sur le blog de kiBon :

• Détermination du taux de prise en charge dans le cadre de l’émission de confirmations de place par les organisations d’accueil familial de jour

Dans la confirmation de place, vous ne saisissez que les frais de prise en charge à proprement parler, étant donné que ce sont les prestations d’accueil extrafamilial qui sont subventionnées par les bons de garde. L'OIAS inclut dans la prise en charge les frais d’adaptation et d’accompagnement à l’école (pour autant qu’il s’agisse d’une prestation soumise à autorisation, cf. question 17) ainsi que ceux encourus pour les journées supplémentaires, pour autant que la structure offre ces prestations.

Les repas ou les couches engendrent des frais d’entretien, qu’il faudrait aussi assumer si l’enfant était gardé à son domicile. Par conséquent, ils ne sont pas considérés comme des frais de prise en charge et ne peuvent être saisis dans kiBon.

Il en va de même pour les frais liés au service de piquet assuré pendant les heures d’école enfantine.

Pour les enfants bénéficiant de bons de garde, les institutions doivent saisir chaque mois dans kiBon les frais effectifs facturés, avec le taux de prise en charge correspondant. Dans la mesure où les jours ou heures supplémentaires ne sont pas gratuits, il convient d’adapter la confirmation de place en conséquence. Vous pouvez fixer le prix de ces jours supplémentaires dans votre règlementation tarifaire en toute autonomie. Il est toutefois impératif que les prix soient identiques pour tous les enfants, qu’ils bénéficient ou non de bons de garde.

Si un enfant passe des journées supplémentaires à la crèche ou des heures supplémentaires chez des parents de jour, le bon de garde est adapté, à condition que le taux de prise en charge admissible ne soit pas dépassé. Les modifications de la prise en charge doivent être saisies au plus tard à la fin de la période de validité du bon. La marche à suivre est décrite sur le blog de kiBon :

• Détermination du taux de prise en charge dans le cadre de l’émission de confirmations de place par les crèches
• Détermination du taux de prise en charge dans le cadre de l’émission de confirmations de place par les organisations d’accueil familial de jour
   

Oui, si les autres conditions pour l’obtention d’un bon de garde sont remplies. Les crèches et les organisations d’accueil familial de jour doivent remplir la confirmation de place à partir du début de la phase d’adaptation pour qu’un bon soit émis dès ce moment. Veuillez cocher la case mentionnant que l’enfant nécessite un temps d’adaptation dans la confirmation de place. Si le taux de prise en charge convenu change après cette phase, il convient de saisir plusieurs périodes et taux de prise en charge.

Vous trouverez davantage d’informations à ce sujet sur le blog de kiBon :

• Détermination du taux de prise en charge dans le cadre de l’émission de confirmations de place par les crèches

Si la phase d’adaptation a commencé lors de la période tarifaire précédente, elle ne peut être confirmée dans la nouvelle période que si elle n’était pas encore terminée au 1er août. Si la phase d’adaptation a lieu durant les mois de juin et juillet 2024 et qu’elle se termine avant fin juillet 2024, par exemple, elle ne peut plus être inscrite dans la confirmation de place à partir du 1er août 2024. Pour que les bons de garde puissent être versés, il est impératif de déposer la demande avant le début de la phase d’adaptation effectuée lors de la période tarifaire 2023-2024.

Les crèches sont en principe libres d’accompagner ou non les enfants sur le chemin de l’école. Si votre crèche offre cette prestation, les deux situations suivantes sont possibles.

Option 1 :
L’accompagnement sur le chemin de l’école fait partie des prestations autorisées de la crèche. Les personnes détenant l’autorité parentale peuvent obtenir des bons de garde pour cela.

• L’accompagnement fait partie de l’offre autorisée. Partant, les bases légales régissant le taux d’encadrement (art. 15 OEJF) et l’habilitation à accepter des bons de garde (art. 34 OEJF) doivent également s’y appliquer.
• Le taux d’encadrement doit être respecté en permanence, tant pour les enfants accompagnés sur le chemin de la crèche qu’au sein de celle-ci.
• L’accompagnement est intégré au temps de prise en charge calculé en application de l’article 48 OEJF (temps en crèche + accompagnement) et peut être saisi dans kiBon. Cela doit figurer clairement dans la règlementation tarifaire.

Option 2 :
L’accompagnement sur le chemin de l’école ne fait pas partie des prestations autorisées de la crèche. Dès lors, les personnes détenant l’autorité parentale ne peuvent pas obtenir des bons de garde pour cela.

• L’accompagnement ne fait pas partie de l’offre autorisée et a lieu en dehors du temps de prise en charge. L’article 15 OEJF (taux d’encadrement) ne s’applique pas à l’accompagnement des enfants sur le chemin de l’école, car il ne s’agit pas en premier lieu d’un travail pédagogique.
• L’accompagnement ne peut pas être intégré au temps de prise en charge calculé en application de l’article 48 OEJF. Vous ne pouvez donc pas accepter de bons de garde pour cette prestation.
• Les structures communiquent aux personnes détenant l’autorité parentale que le taux usuel d’encadrement n’est pas respecté pendant l’accompagnement des enfants sur le chemin de l’école. Ce dernier doit être réglementé explicitement dans le contrat conclu entre la crèche et les personnes détenant l’autorité parentale. Cette réglementation doit prévoir les conditions spécifiques (taux d’encadrement inférieur, pas de bons de garde), notamment en vue de la protection des collaboratrices et collaborateurs de la crèche.

En cas de besoin d’ordre linguistique, la prise en charge doit être assurée par un fournisseur de prestations approprié dans la langue officielle pour la maîtrise de laquelle l’enfant bénéficie de ce soutien (art. 41, al. 3 OEJF). Lors de la confirmation de place, il convient de confirmer que les langues pour lesquelles la crèche prévoit un encouragement linguistique sont le français ou l’allemand (langues parlées plus tard à l’école).
Si l’enfant est pris en charge par une accueillante ou un accueillant en milieu familial (AMF), l’organisation d’accueil familial de jour doit garantir que l’AMF est apte à assurer l’encouragement linguistique et possède au minimum un niveau C1 dans la langue parlée plus tard à l’école.

Lorsqu’un enfant est pris en charge à un taux inférieur à 40 % en raison de vacances ou de maladie, il convient d’adapter la prise en charge pour le mois concerné. Vous trouverez davantage d’informations concernant la modification de la confirmation de place dans l’article du blog kiBon suivant :

• Ajustement du taux de prise en charge et du taux d’activité

La commune peut ensuite garantir en cochant la case correspondante que le versement du bon de garde ne sera pas interrompu pour le mois en question. Nous renvoyons à ce sujet à l’article « Besoin d’ordre social ou linguistique » du blog kiBon.

Les rabais sont autorisés dans le système des bons de garde. Il est important de saisir dans la confirmation de place de kiBon le tarif effectif facturé, donc le tarif déduction faite du rabais. Les rabais doivent être définis clairement dans la règlementation tarifaire. Ils sont octroyés indépendamment du fait qu’une famille bénéficie ou non de bons de garde.

Si un enfant passe la nuit chez les parents de jour, un forfait de deux heures de prise en charge peut être comptabilisé par nuitée proposée dans le cadre du système des bons de garde ; les heures effectives de prise en charge intensive requises pendant la nuit peuvent être comptabilisées en sus (art. 49 OEJF).

Vous pouvez définir vos prix librement et facturer un forfait ou des frais à l’heure plus élevés pour la prise en charge le dimanche.

Dans kiBon, vous devez indiquer, par mois, le nombre total d’heures de prise en charge et les frais facturés pour ces heures.
 

Les crèches et les parents de jour ne peuvent pas comptabiliser le temps passé à l’école enfantine dans le taux de prise en charge convenu (cf. art. 50 OEJF). Si vous travaillez avec des modules de prise en charge, vous devez déduire le temps passé à l’école enfantine de la durée totale du module.

Exemple pour un enfant fréquentant une école enfantine externe : une famille a réservé le module de 7 h à 12 h (= 5 heures). Pendant ce temps, l’enfant fréquente l’école enfantine durant 3,5 heures. La durée de prise en charge est donc de 1,5 heure (5 - 3,5 = 1,5). Selon l’article 48 OEJF, cette heure et demie correspond à un taux de prise en charge de 5 %. Vous pouvez donc saisir uniquement un taux de prise en charge de 5 % pour ce module dans kiBon.

Pour les enfants qui fréquentent l’école enfantine dans le cadre d’une structure privée avec crèche intégrée, un forfait de 30 points de pourcentage est déduit du taux de prise en charge convenu pendant les semaines scolaires (cf. art 50, al. 2 OEJF). Il s’agit de tenir compte de manière appropriée du temps passé à l’école enfantine, bien qu'une délimitation claire ne soit guère possible dans ce cas de figure.

Les coûts pour le service de piquet assuré pendant les heures d’école enfantine sont enregistrés et facturés séparément. Aucun bon de garde n’est accordé pour ces coûts et ils ne peuvent donc pas être saisis dans kiBon.

Si un taux plus élevé est convenu pour les vacances scolaires, cette variation doit être intégrée dans kiBon.
Dans la confirmation de place, le taux peut être saisi pour différentes périodes. Si vous connaissez à l’avance le taux de prise en charge durant les vacances, vous pouvez le saisir dans kiBon au préalable. Si vous n’en avez connaissance qu’ultérieurement, vous devrez procéder à un changement de la confirmation de place.

Vous trouverez davantage d’informations concernant la modification de la confirmation de place sur le blog de kiBon :

• Ajustement du taux de prise en charge et du taux d’activité

Les crèches et les organisations d’accueil familial de jour peuvent aussi convenir d’un taux moyen avec les familles. La moyenne annuelle se calcule sur la base de la formule suivante :

Au plan administratif, l’année scolaire commence le 1^er août selon l’article 8 de la loi sur l’école obligatoire (LEO). Un enfant qui entre à l’école enfantine à la mi-août, après les vacances d’été, est donc considéré comme un enfant fréquentant l’école enfantine à partir du 1^er août et bénéficie d’un bon de garde correspondant à ce statut pour toute la durée en question. Un enfant qui entre à l’école (1^re année) à la mi-août, après les vacances d’été, est considéré comme un enfant d’âge scolaire à partir du 1^er août et n’a donc plus droit à un bon de garde dans une crèche.

Si un enfant commence sa première année d’école enfantine plus tard, il est considéré comme un enfant d’âge préscolaire.

Vous saisissez dans kiBon le taux convenu et les frais de prise en charge complets, avant déduction du bon de garde, conformément à la facture adressée aux familles. La plupart des crèches facturent un tarif mensuel qui tient déjà compte des vacances d’exploitation, des jours fériés et des autres fermetures (p. ex. pour formation continue de l’équipe). Comme les jours de fermeture n’ont alors aucune incidence sur la facture des mois concernés, la confirmation de place ne doit pas être adaptée. Par contre, les crèches qui ne facturent aucun coût de prise en charge ou des coûts réduits les jours de fermeture ou de vacances doivent adapter la confirmation de place.

Non. Pour définir le montant des bons mensuels, le taux de prise en charge de 100 % est toujours calculé sur une base de 20 jours, indépendamment du nombre de jours d’ouverture de l’institution au cours de l’année ou du facteur utilisé par la crèche pour déterminer le forfait mensuel.

En cas de résiliation, la date de fin du contrat doit être indiquée dans kiBon, sous Prise en charge. Si l’enfant cesse de fréquenter la crèche avant l’échéance du contrat, les personnes détenant l’autorité parentale doivent saisir une absence lorsque l’enfant est absent plus de 30 jours civils consécutifs. Le montant du bon de garde est encore versé pour les 30 premiers jours. À partir du 31e jour, les personnes détenant l’autorité parentale doivent assumer les coûts dans leur intégralité jusqu’à la fin du contrat.

• Si un enfant est absent plus de 30 jours civils consécutifs (p. ex. en raison d’un long voyage), le versement des bons de garde est interrompu (cf. art. 71 al. 1 OEJF). Les frais à payer pour conserver la place d’accueil sont entièrement à la charge des personnes détenant l’autorité parentale. Ces dernières doivent saisir l’absence au moyen d’un changement dans kiBon. Si le contrat de prise en charge est résilié, la crèche ou l’organisation d’accueil familial de jour doit saisir une date d’échéance sous Prise en charge. Les jours civils durant lesquels l’enfant ne peut pas être pris en charge pour des raisons incombant au fournisseur de prestations (p. ex. vacances d’exploitation d’une crèche ou absence pour cause de vacances des parents de jour) ne sont pas comptabilisés comme des absences.
• Si l’enfant est absent pour cause de maladie ou d’accident ou pour toute autre raison non fautive et passagère, le montant du bon de garde continue d’être versé, pour autant que la contribution parentale reste due (cf. art. 71, al. 2 OEJF). Si la crèche ou l’organisation d’accueil familial de jour accorde un tarif réduit en cas de maladie, il convient d’adapter les coûts dans la confirmation de place.

Les crèches et les organisations d’accueil familial de jour peuvent fixer leurs tarifs librement. Elles sont toutefois tenues d’informer l’OIAS suffisamment tôt des modifications de leur règlementation tarifaire. La version figurant dans votre dossier d’admission doit toujours être conforme à l’état actuel de la situation.

Si vous procédez à des changements, vous devez transmettre la règlementation tarifaire adaptée par courriel à l’adresse info.bg@be.ch avant de la présenter aux familles.

Si vous avez des questions concrètes concernant une modification, nous vous prions de nous les poser par courriel, de joindre la règlementation tarifaire modifiée ainsi qu’une capture d’écran ou vos remarques sur le passage remanié. Les adaptations de la règlementation tarifaire peuvent être effectuées au début d’une nouvelle période tarifaire, c’est-à-dire au 1^er août, mais aussi en cours d’année. Les personnes détenant l’autorité parentale doivent toutefois être informées suffisamment tôt des changements afin de pouvoir respecter le délai de résiliation le cas échéant. 

Un changement d’organisme responsable implique une modification de l’autorisation d’exploiter. Veuillez prendre contact avec la division Surveillance et autorisations (info.kita@be.ch). Outre l’autorisation, la décision d’admission dans le système des bons de garde sera aussi adaptée.

Afin que tous les ajustements puissent être effectués en temps voulu, le changement doit être annoncé suffisamment tôt également à info.bg@be.ch :

• Le nouvel organisme responsable remplit le formulaire de demande d’admission en indiquant à quelle date il reprend la crèche ou l’organisation d’accueil familial de jour. À la rubrique « Remarques », il peut préciser que l’institution est déjà admise dans le système des bons de garde avec l’ancien organisme responsable.
• Il doit également fournir une nouvelle règlementation tarifaire ou confirmer que la règlementation actuelle sera reprise dans son intégralité.

Pour des questions de protection des données et de procédure, une nouvelle institution doit dans la plupart des cas être créée dans kiBon à la date du changement de l’organisme responsable, et ce même si l’institution conserve son nom et une grande partie de son personnel et que ses tarifs restent inchangés (dans l’immédiat). Le plus simple est que le changement soit opéré pour la nouvelle période et qu’il soit annoncé suffisamment tôt pour éviter de devoir modifier les confirmations de place déjà établies.

Un changement de nom de la crèche ou de son organisme responsable implique une modification de l’autorisation d’exploiter. Veuillez prendre contact avec la division Surveillance et autorisations (info.kita@be.ch). Outre l’autorisation, la décision d’admission dans le système des bons de garde sera aussi adaptée.

Le déménagement d’une crèche ou d’une organisation d’accueil familial de jour implique une modification de l’autorisation d’exploiter. Veuillez prendre contact avec la division Surveillance et autorisations (info.kita@be.ch). Outre l’autorisation, la décision d’admission dans le système des bons de garde sera aussi adaptée.

Si une crèche ferme, l’autorisation d’exploiter est abrogée. Veuillez prendre contact avec la division Surveillance et autorisations (info.kita@be.ch).

L’OIAS inscrit une date de fin pour l’institution dans kiBon. L’institution doit, quant à elle, mettre un terme aux confirmations de place.