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Infolettre du 28 octobre 2021 relative au COVID-19

Mesdames, Messieurs,

La présente infolettre vise à fournir aux établissements médico-sociaux (EMS) les informations les plus récentes en lien avec les injections de rappel contre le COVID-19 (dites « booster »).
L’Office fédéral de la santé publique (OFSP) conseille de manière générale à toutes les personnes de plus de 65 ans de procéder à une telle injection, au plus tôt six mois après avoir reçu une vaccination complète. Cette recommandation s’adresse en premier lieu aux personnes vivant en EMS et à celles de plus de 65 ans souffrant de graves maladies, les deux groupes comptant les sujets vulnérables les plus exposés au risque de contracter une forme sévère du COVID-19 (lien).

Les informations suivantes sont également destinées aux institutions accueillant des adultes en situation de handicap ou aux centres de traitement des addictions qui prennent en charge un large nombre de personnes de plus de 65 ans déjà vaccinées et qui entendent leur proposer le vaccin de rappel sur leurs sites. Par contre, si le rappel ne concerne qu’un petit nombre de personnes, nous recommandons d’adresser ces dernières aux lieux habituels de vaccination (lien).
Les autorités fédérales fourniront les informations relatives à l’adaptation du certificat.

Injection de la dose de rappel

Les EMS organiseront et administreront eux-mêmes ce rappel en collaboration avec un médecin habilité. Le canton ne mobilisera pas d’équipes mobiles à cet effet. Il incombe au responsable du secteur de la vaccination de décider s’il y a lieu de déléguer l’injection des vaccins au personnel soignant de l’institution formé à cet effet et s’il doit lui-même être présent en personne le jour de la vaccination.

Les préparatifs en vue de la procédure prévue peuvent désormais commencer.

Préparatifs pour les EMS

Si votre EMS est déjà enregistré comme lieu de vaccination dans l’application en ligne VacMe, vous pouvez en principe ignorer les consignes ci-dessous relatives à l’enregistrement. Sachez toutefois que depuis le début de cette année, les processus et systèmes informatiques ont connu des changements. Nous vous prions de bien vouloir vous informer des processus actuels en consultant la page Informations pour les professionnels de la santé et les explications qui suivent.

Pour enregistrer votre institution dans l’application en ligne VacMe et recevoir l’accès au service de commande et au système de documentation, vous devez trouver un médecin titulaire d’une autorisation d’exercer qui assume la responsabilité de votre lieu de vaccination (rôle de responsable du secteur de la vaccination). En règle générale, cette personne est le médecin de l’institution.

Vous trouverez toutes les informations détaillées sur le processus de vaccination, de l’enregistrement à l’administration des doses, sur la page

Informations pour les professionnels de la santé.

S’y trouvent également tous les formulaires et toutes les instructions. Etant donné que le vaccin de rappel a été annoncé très récemment, les indications relatives aux doses de vaccin ne seront mises à jour que lundi 1er novembre 2021.

Enregistrement

Enregistrez votre institution comme lieu de vaccination en envoyant le formulaire requis (disponible sur la page d’information destinée aux professionnels de la santé) à l’adresse registration.vac@be.ch. Les données d’accès à VacMe et au service de commande en ligne vous seront remises par après.

Données des personnes résidant au sein de l’institution

Il n’est pas nécessaire d’enregistrer les personnes qui ont besoin d’un rappel, puisque toutes celles qui ont déjà reçu les deux premières doses en vue de l’immunisation de base ont déjà un profil dans VacMe (comme le sont les personnes résidant dans votre institution depuis peu, si elles ont reçu ces doses à l’extérieur). Le code à six caractères ou le numéro de carte d’assuré-e de chaque personne est indispensable pour documenter un rappel. Vous trouverez ce code notamment sur l’attestation de vaccination de vos résidentes et résidents, qui peut être téléchargée depuis VacMe. Veuillez rassembler les données requises en vue de l’administration du rappel.

Les EMS s’assurent que leurs pensionnaires donnent leur consentement à la vaccination (si nécessaire, auprès de leur curatrice ou curateur). Par ailleurs, le responsable du secteur de la vaccination vérifie que le rappel est médicalement indiqué pour celles et ceux qui désirent le recevoir, afin d’estimer le nombre de doses requis. La déclaration de consentement est consignée dans la documentation des soins. La volonté exprimée de recevoir le vaccin ne doit pas être expressément attestée par une signature.

Versement et répartition de l’indemnité

L’EMS détermine avec le responsable du secteur de la vaccination comment se répartir l’indemnité de 40 francs par vaccin.

Pour tous les EMS enregistrés à ce jour comme lieux de vaccination, c’est le numéro RCC (numéro du Registre des codes-créanciers, attribué aux institutions et aux personnes qui fournissent des prestations à la charge des assureurs-maladie) du responsable du secteur de la vaccination qui a été indiqué, en qualité de destinataire. Dès lors, si un de ces EMS demande que l’indemnité lui soit versée, il doit envoyer une requête en ce sens à registration.vac@be.ch en spécifiant son numéro RCC.

Par contre, pour les nouveaux lieux de vaccination enregistrés, l’indemnité sera versée au numéro RCC du lieu de vaccination : dans ce cas, si un versement au responsable du secteur de la vaccination est demandé, nous vous prions d’indiquer le numéro RCC de cette personne dans le formulaire d’annonce.
Le versement de l’indemnité au numéro RCC se fait automatiquement, en fonction du nombre de vaccins enregistrés dans VacMe, une fois par trimestre.

Détermination de la marche à suivre avec le responsable du secteur de la vaccination

Les EMS déterminent avec le responsable du secteur de la vaccination la procédure à suivre en vue de la commande des doses et d’un stockage adéquat. Si un EMS ne dispose d’aucun réfrigérateur médical certifié (norme DIN 58345), nous recommandons que les vaccins soient livrés et entreposés auprès du responsable du secteur de la vaccination. Vous trouverez des informations complémentaires au sujet du stockage sur la page d’information destinée aux professionnels de la santé.

La préparation de la vaccination et celle des locaux est effectuée en collaboration avec le responsable du secteur de la vaccination.

Si nécessaire, ce dernier forme les membres du personnel soignant qui utilisent le système.

Information sur VacMe

Après la connexion à VacMe, vous pouvez accéder au forum VacMe en passant par le menu « Aide » en haut à droite de l’écran, où vous trouverez les explications sur la documentation des vaccins. Nous recommandons aux membres du personnel soignant qui seront appelés à s’en servir de se familiariser avec le système.

Au besoin, les personnes responsables de la documentation vaccinale peuvent s’inscrire à la formation en ligne sur les nouvelles fonctionnalités et le rappel vaccinal dans VacMe. La date de cette formation – sur la mise à niveau des connaissances de base et la documentation du vaccin de rappel (« booster ») – sera communiquée d’ici au vendredi 5 novembre 2021 sur le forum VacMe. Cette formation sera enregistrée et mise en ligne sur le forum VacMe.

Commande des doses et vaccination

Une fois les préparatifs effectués, le rappel pourra être commandé via le service de commande en ligne à compter du 8 novembre 2021, comme indiqué sur la page d’informations pour les professionnels de la santé.

Autres questions

En cas de questions, veuillez vous adresser aux personnes et services suivants :

  • Questions sur VacMe et le service de commande en ligne : dispo.vac@be.ch
  • Questions d’ordre médical : le responsable du secteur de la vaccination, voire le médecin de l’institution

En vous remerciant de votre engagement, nous vous adressons, Mesdames, Messieurs, nos salutations distinguées.
 

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